Für komplexe bereichs- und unternehmensübergreifende Projekte wird zur Gesamtplanung und Budgetüberwachung oftmals ein zentrales Projekt Office benötigt. Die NOVOSEC AG übernimmt für Sie als neutrale Instanz das komplette Projekt Office mit allen Koordinations- und Verwaltungsaufgaben.

Leitung des Projekt-Office

Zur Leitung eines Projekt Office müssen feste Ansprechpartner benannt werden, die diese Tätigkeiten übernehmen. Unter die Leitung des Projekts fällt insbesondere auch die Sicherstellung der termin-, budget- und ressourcengerechten Realisierung der Projektziele gemäß der Projektplanung.

Projektorganisation / Projektplanung

Das Projekt-Office übernimmt die Projektorganisation und die Erstellung bzw. Pflege der Projektpläne und führt diese zu einem Masterplan zusammen. Die Organisation der beteiligten Mitglieder/Gremienmitglieder kann vom Projekt Office erstellt und in Form von Organisations-Charts allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Projektpläne werden zu einem Masterplan zusammengeführt. Dieser enthält alle wesentlichen Tasks, Milestones und Termine. Die Pläne werden laufend aktualisiert und um Neuerungen ergänzt.

Qualitätssicherung / Eskalationsverfahren

Das Projekt Office erstellt einen QS-Plan, bestehend aus projekt- und prozessbezogenen Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie Security-Richtlinien. Die jeweiligen Reviews und Audits werden vom Projekt-Office gemäß dem QS-Plan durchgeführt.

Projektbibliothek

Das Projekt-Office stellt eine Online-Projektbibliothek zur Verfügung. Diese besteht aus:

• einem Webserver
• einem lokalen Projektlaufwerk
• einer physischen Projektbibliothek

Sämtliche Dokumente, die allen Beteiligten zugänglich gemacht werden sollen (Projektpläne, Protokolle, Vorlagen, Spezifikationen, Vertragstexte, etc.), werden auf einem Webserver zum Download bereit gehalten. Der Zugriff erfolgt gemäß den Sicherheitsrichtlinien ausschließlich durch autorisierte Projektmitglieder und kann über verschiedene Zugriffsmechanismen ( username/password, ID-Token, Zertifikate) geschützt werden.

Gremien

Das Projekt-Office koordiniert und protokolliert die Sitzungen der unterschiedlichen Gremien (Beispiel: Plenums-, Technical Committee-, Marketing Committee- und Steering Committee).

Mitgliederakquisition / Mitgliederverwaltung

Das Projekt-Office fungiert auf Wunsch als zentraler Ansprechpartner und Koordinator für die Außenkontakte inklusive der Gestaltung von NDAs und MOUs.

Projektpräsentationen

Zur Erstellung und Pflege von Projektpräsentationen erstellt das Projekt-Office einen dedizierten Folienmaster, der ebenfalls über die Projektbibliothek verfügbar gemacht wird. Das Projekt-Office erstellt, pflegt und verwaltet auf Wunsch Projektpräsentationen.

Die NOVOSEC AG übernimmt für Sie die eigenverantwortliche Leitung eines Projekt-Office. Hierzu benennen wir Ihnen feste Ansprechpartner und stellen auf Wunsch die komplette Infrastruktur (Webserver, Projektlaufwerke, Projektbibliothek, ...) zur Verfügung.